تقرير الجلسة للموكّل — لماذا يقلّل مكالمات المكتب إلى النصف
صيغة عملية لتقرير ما بعد الجلسة، وما يجب أن يحتويه، ومتى يُرسل، وكيف يحوّله المكتب إلى عادة لا عبء.
الموكّل لا يتصل لأنه قلق من القضية — يتصل لأنه لا يعرف ما يجري. تقرير قصير بعد كل جلسة يغنيه عن الاتصال ويغنيك عن الشرح المتكرر.
ما يحتويه التقرير
- تاريخ الجلسة والمحكمة.
- ما تم فيها بلغة يفهمها غير المحامي (جملتان إلى أربع).
- القرار والموعد القادم أو المدة السارية.
- المطلوب من الموكّل إن وُجد: مستند، حضور، توقيع.
- سطر طمأنة أو توضيح للخطوة التالية.
متى يُرسل؟
في يوم الجلسة نفسه. التقرير المتأخر يومين يفقد قيمته لأن الموكّل اتصل واستفسر بالفعل.
كيف يصبح عادة؟
اجعل التقرير جزءاً من إغلاق الجلسة: لا تُعلَّم الجلسة «انعقدت» بلا تقرير. واستخدم مسودة تُولَّد من بيانات الجلسة ثم تعدّلها بأسلوب المكتب — الكتابة من الصفر هي ما يجعل الموظفين يتهربون.
في مذكرة لكل جلسة انعقدت تقرير يُولَّد مسودةً، يعتمده المحامي، ويُصدَّر Word بهوية المكتب.